La presentazione come strumento di comunicazione aziendale

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Possiamo pensarla in modo diverso sulla maniera più efficace di trasmettere e condividere informazioni, esperienze o risultati, ma la presentazione rappresenta senza alcun dubbio il prodotto digitale più largamente impiegato in tutti gli ambiti professionali ed educazioni.

Per coloro che come me hanno memoria di cosa succedeva negli anni ’80, ricorderà che in ambito di comunicazione venivano usati i lucidi, scritti generalmente con un pennarello o stampati, da proiettare uno a uno mediante una lavagna luminosa. Non c’era molta spettacolarità questo è certo ma un po’ rimpiango il romanticismo che ci stava in modo di appoggiar e il foglio sulla fonte luminosa, verificandone la corretta posizione e orientamento.

Certamente le cose sono cambiate moltissimo proprio a partire dagli anni 90. La comparsa del primo programma per la gestione della presentazioni avvenne qualche anno prima, sul MacIntosh di Apple: nasceva PowerPoint. Rigorosamente monocromatico e forse pochi ne avevano compresa la potenzialità, cosa che divenne lapalissiana alcuni anni più tardi quando finalmente il software fece la sua comparsa, nell’universo digitale, sui computer con sistema operativo Windows 3.

Era l’alba di una nuova era e molti di noi l’hanno vissuta. Per le nostre relazioni abbiamo cestinato i lucidi e le costosissime diapositive e siamo diventati gli archetipi dei digital creator.

A volte provo a calcolare quante presentazioni ho realizzato in oltre trent’anni ma l’unica cosa di cui sono certo è che sono davvero tante, di diversa tipologia, obiettivi, forme e lunghezza. Alla fine credo di essere un buon utilizzatore del programma.

Ma nel tempo ho capito alcune cose. La prima e più importante è che saper usare tutte o quasi le funzionalità di Power Point non implica necessariamente saper fare delle belle presentazioni e tantomeno efficaci. Anzi, ancora oggi quando vedo delle presentazioni fatte da persone di cui conosco la grande esperienza sul programma, mi rendo conto che siamo molto distanti dal concetto di ‘esteticamente gradevole’ e soprattuto di realmente utile.

La seconda cosa che ho compreso è che tra tutti i programmi destinati alle presentazioni, PowerPoint -sebbene di sicuro il più noto e onnipresente in ogni dispositivo digitale - non è sicuramente tra i migliori. Nonostante negli anni la sua struttura base non sia cambiata molto (è uno dei pochi programmi che è in grado di far girare file generati con versioni del software di venti anni prima), alcune pecche concettuali sono rimaste esattamente le stesse. Ecco perché in questi anni mi sono avvicinato ad altre soluzioni dedicate alle presentazioni, come ad esempio Keynote di Apple, prezi, slidebean e alcuni nuovi che sfruttano tutte le potenzialità della nostra nuova amica Intelligenza Artificiale.

Intendiamoci, nessun software è perfetto e manca sempre qualcosa che per ognuno di noi è essenziale; ma se dobbiamo cercare alternative che ci rendono la vita più semplice con la produzione di progetti stilisticamente belli ed efficaci, allora probabilmente Power Point non è la nostra prima scelta

Ma è, e probabilmente rimarrà a lungo, la migliore soluzione di ripiego. E quindi perché non utilizzarla, lasciatemi dire, come Dio comanda.

L’ambito scientifico, quello da cui provengo e con il quale interagisco sopratutto nel campo biomedicale, la presentazione PowerPoint è più o meno come la stele di Rosetta egizia: uno strumento in grado di decodificare il nostro pensiero in qualcosa che sia condivisibile e sopratutto comprensibile per chi ascolta. Il powerpoint si utilizza per qualsiasi cosa: presentazione di progetti e attività a colleghi, come forma di reporting della situazione in un dato periodo, per la formazione, in ambito di eventi e congressi, e per un altro migliaio di cose.

Ma poiché nessuno di noi, come diceva un mio vecchio insegnante delle medie, nessuno nasce imparato, anche l’utilizzo più saggio di power point dovrebbe essere un elemento importante nel percorso formativo di tutti coloro che si troveranno ad usarlo, allo stesso modo in cui molto spesso ci si approccia al public speaking proprio attraverso dei corsi specifici.

Lo so bene che in alcune occasioni le tempistiche e le scadenze ci obbligano a lavorare in velocità, sopratutto se il mio capo mi ha chiesto di preparare le classiche decine  di slides per ieri. Questo certamente avrà un impatto sulle scelte stilistiche, poiché il lato creativo della presentazione sarà subordinato alla fretta, ma l’impostazione del mio progetto visuale, esploso mediante la realizzazione di una sequenza di pagine (che chiamiamo slides), dovrebbe seguire sempre una certa logica che si basa, e pare una banalità, sull’uso consapevole di alcuni strumenti che il programma ci mette a disposizione. E questo vale sia per la presentazione che facciamo ai colleghi del nostro dipartimento, o agli stakeholder aziendali, naturalmente con livelli di raffinatezza differenti.

Quotidianamente vedo alcuni esempi di presentazione, alcuni caratterizzati da contenuti davvero di elevato livello, ma che non danno assolutamente giustizia a ciò che si vuole trasmettere.

E’ come se chi lo avesse realizzato avesse tentato di mettere su un foglio bianco tutto quello che in quel momento gli era venuto in mano o in mente: grafici, tabelle, testo, immagini e se trovava posto pure un video. Senza curarsi del fatto che chi è dall’altra parte della slide, gli spettatori, alla fine non capisce nemmeno di ciò che si sta parlando. Spesso a qualche metro di distanza non riescono neppure a leggerne i contenuti.

Ci sono delle regole nella progettazione di una presentazione, e alcune di queste dovrebbero essere rispettate e non solo per diletto stilistico, ma sopratutto per rendere più comprensibile il proprio speech di cui la presentazione ne è il supporto digitale.

Ricordate sempre che chi vi è dall’altra parte ricorderà molto di più ciò che vedrà che quello che direte e quindi perché non ambire a una presentazione memorabile.

Quando a chi mi chiede qualche consiglio su come preparare la presentazione su PowerPoint inizio a parlare di Design System e di pagine mastro, e troppo spesso osservo sguardi per così dire interrogativi.

Il tuo workflow potrebbe essere tremendamente più efficace se utilizzassi gli strumenti che ti sono messi a disposizione dal programma e alla fine potresti ottenere un risultato molto più bello sia dal punto di vista estetico che ovviamente funzionale.

Tanto per fare un esempio, per le mie presentazioni preparo una cinquantina di pagine mastro, cioè schemi diapositiva diversi che mi coprano tutte le esigenze di cui ho e avrò bisogno: slide cover, slide indici, slide gallery, slide grafico e immagini, slide testo, slide video, e combinazioni di queste con diverse opzioni di carattere e colori. In questo modo, anche se avrò perso un po’ di tempo all’inizio, la fase di produzione finale sarà decisamente più rapida, efficiente e vi garantisco efficace.

La slide è certamente assimilabile a un foglio bianco ma non per questo dobbiamo riempirlo a caso senza un ordine, uno stile o peggio un’organizzazione.

Lo ripeto, non tutte le presentazioni saranno memorabili e otterranno l’effetto wow, anche se ci sono occasione in cui dobbiamo ricercarlo. Se debbo relazionare un progetto ai vertici aziendali, dovrò usare un approccio diverso rispetto a quello usato in altri ambiti. Il manangemt non è sempre tecnico e vuole capire, attraverso poche parole i concetti chiave. Se uso un grafico rilevante devo essere sicuro che sia comprensibile, magari usando un diverso approccio alla data visualization rispetto a quelle di default proposte da power point.

E non sempre si è in grado di farlo da soli. E vi assicuro che a volte si è giudicati anche sulla vostra abilità di illustrare i risultati più dei risultati stessi. Lo dico per esperienza personale

Il mio lavoro è in parte questo e sono sempre disponibile a collaborare per aiutarvi a progettare presentazioni per le diverse esigenze anche attraverso soluzioni differenti e alternative a power point.

Ma sono anche pronto a supportate, chi lo desiderasse, condividere la mia esperienza nell’utilizzo di Power Point in particolare modo in ambito scientifico e medicale, allo scopo di rendere il vostro lavoro, se possibile, un po’ più facile.